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使用 Outlook 的“文件导入导出”功能将邮件存档

Microsoft Outlook 对于大家来说应是非常熟悉的了。它是很方便的接收邮件的工具。但是随着使用时间的增加,邮件会越来越多,玲琅满目的新旧邮件将你的收件箱窗口堆得满满的,令你眼花缭乱,收查信件很不方便。所以,适时的对邮件管理备份是一种好的管理方法。定期(如一个月、一周,这决定于你收到的邮件的数量)备份旧邮件,使你的收件箱里邮件的数量总保持在10~20之间,这样查找起邮件来即方便,又不会感到眼花缭乱了。这里介绍的备份方法是利用 Outlook 的“文件导入导出”功能来备份邮件。具体方法如下:

选择“文件”菜单下的“导入和导出”选项,如下图所示:


这时将弹出一个“导入和导出”的窗口,有几种导入导出选项,选择“导出到一个文件”,按“下一步”,(每选一种操作,在其下面的描述栏里都有一个关于此操作的解释。)


在随后的窗口里将选择导出文件的保存类型,此时选择“个人文件夹文件(*.pst)”,下一步,


下面将要选择要导出的文件夹,这里选择“收件箱”因为邮件全都在这里,有兴趣的话也可以保存别的文件夹如“发件箱”,“联系人”之类的。同时选中“包括子文件夹”,执行“下一步”,

   

下面选择存储导出的文件夹地方,一般系统默认的是“c:\Documents and Settings\Administrator\Local Settings\Application\microsoft\Outlook\*.pst”,但这个文件夹比较繁琐不易记忆查找,而且若是系统有问题或要重装系统时,这个文件夹很容易被删掉。所以建议换个地方保存,在其他分区如“D:\”、“E:\”等新建一个文件夹,起个容易辨认的名字如“mail”、“Microsoft Outlook”,再给要保存的文件起个名字,也要容易辨认,比如用邮件的日期如“2002_12.pst”。下面的三个选项适情况而定。


设定好后单击“完成”就完成了文件的导出。下面是若需用以前的备份邮件,则用“导入”功能,方法如下:

选择“文件”下拉菜单的“导入和导出”选项,在弹出窗口中选择“从一程序活文件导入”,下一步,


然后,选择要导入的文件类型,寻则上次导出的类型,这里是“个人文件夹(*.pst),执行下一步,


选择从哪里导入,也就是上次导出时所存的地方,可以选择浏览,找到要导入文件,下面的选项根据自己的情况决定,然后下一步,


选择要导入的位置,如“收件箱”选中“包括子文件夹”导入到相同文件夹。“完成”就OK了。


Outlook Express 的使用方法与此大同小异,用户可根据此方法自行设置。若对此方法感兴趣,还不去试试,有什么更好的方法欢迎写信至 Webmaster, 欢迎大家多以建议和一些应用软件的使用技巧。


 

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